Remote Work für Klein- und Mittelständische Unternehmen – Chancen, Risiken, Beste Beispiele, Checkliste

Remote Work wird in unseren Unternehmen in Düsseldorf immer beliebter. Aber, es verändert auch unsere kleinen und mittelständischen Unternehmen: von flexiblen Arbeitszeiten bis hin zu innovativen Technologien. Unsere Redaktion hat sich in unseren Betrieben umgeschaut und erfahren, was gut läuft und worauf Unternehmerinnen und Unternehmen und Führungskräfte unbedingt achten sollten. Schauen wir also hinter die Kulissen von Remote Work in Düsseldorf. 

Zunächst: worum geht es eigentlich? Remote Work, auch bekannt als Re-Mote-Work, hat sich zu einer bedeutenden Arbeitsweise entwickelt, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Aufgaben von jedem beliebigen Ort aus zu erledigen, ohne an ein physisches Büro gebunden zu sein. Diese Flexibilität bietet Unternehmen und Mitarbeitern zahlreiche Vorteile. Insbesondere klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) können von Remote Work profitieren, indem sie ihre Betriebskosten senken, das Mitarbeiterengagement steigern und den Zugang zu einem breiteren Talentpool ermöglichen.

Wir erlebten im Rahmen der Arbeit zu unserem Artikel vielfältige Praxisbeispiele: Ein aufstrebendes Düsseldorfer Start-up-Unternehmen im Bereich digitales Marketing hat Remote Work als Kernbestandteil seiner Unternehmenskultur integriert. Durch flexible Arbeitszeiten und regelmäßige virtuelle Brainstorming-Sitzungen können die Mitarbeiter innovative Ideen entwickeln und gleichzeitig eine ausgewogene Work-Life-Balance aufrechterhalten. Dies hat zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität geführt, was wiederum das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens vorangetrieben hat.

Das Homeoffice schafft Freiräume und Flexibilität. Angestellte können so leichter nach ihrem Biorhythmus arbeiten und zugleich den Spagat zwischen Familie, Beruf und Freizeit besser meistern. Gleich mehrere Studien zeigen: Im Homeoffice arbeiten die Mitarbeiter sogar mehr und effektiver. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit denen wir im Rahmen der Recherche zu diesem Artikel gesprochen haben, begrüßen vor allem die oftmals flexible Arbeitszeiten, denn: Remote Work ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten flexibler zu gestalten. Diese Flexibilität kann die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität erhöhen.

Auch beim Remote Work gilt die Grundformel „Kommunikation geht oft schief“. Nein, im Ernst. Kommunikation ist immer sehr komplex, egal ob es im privaten Bereich oder im Unternehmen ist. Fehlt der direkte Kontakt in der Kantine oder an der Kaffeemaschine müssen neue Komunikationstools her.

„Skills Session“, kleine Online-Fortbildungen im Team-Alltag oder digitale Mittagspausen sind zwei Beispiele, wie es funktionieren kann. Umso „remoter“ unsere Arbeit wird, umso mehr sollte man auf analoge Meetings und Events Wert legen. Das stärkt die Gemeinschaft und die Teamentwicklung. So lädt der Chef eines unserer Mitgliedsunternehmen jeden Freitag um 14 Uhr zum Grillen ein: kein Muss, aber die Einladung wird gerne angenommen.

Im Gespräch mit einem Vorstand wurde uns auch noch einmal deutlich, dass das Unternehmen klare Richtlinien für die Kommunikation festlegen sollte, um sicherzustellen, dass Teams effektiv zusammenarbeiten können. Dies umfasst die Verwendung von geeigneten Kommunikationstools, die Festlegung von Erreichbarkeitszeiten und die Förderung offener Kommunikation.

Wir hatten zuvor ja bereits ein Best-Practice-Beispiel erwähnt. Wir fanden auch weitere: Ein mittelständisches Familienunternehmen, das Produkte für den lokalen Markt herstellt, hat Remote Work für bestimmte Abteilungen eingeführt, um die Produktivität zu steigern und den Mitarbeitern mehr Flexibilität zu bieten. Durch klare Kommunikationsrichtlinien und regelmäßige virtuelle Teammeetings bleiben die Mitarbeiter effektiv vernetzt und können ihre Aufgaben erfolgreich erledigen, unabhängig von ihrem Standort.

In unseren Gesprächen fanden wir auch zwei Fallstricke heraus, nämlich mangelnde Kommunikation und fehlende Transparenz.

+ Mangelnde Kommunikation: Eine unzureichende Kommunikation kann zu Missverständnissen und Konflikten führen. Unternehmen sollten klare Kommunikationsrichtlinien festlegen und sicherstellen, dass Teams regelmäßig miteinander kommunizieren, um eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

+ Fehlende Transparenz: Unternehmen sollten transparent über Entscheidungen, Veränderungen und Erwartungen kommunizieren, um das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten. Eine transparente Kommunikation trägt dazu bei, Unsicherheiten zu reduzieren und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.

Das Ergebnis unserer Recherche ist auch eine Checkliste für Unternehmen:

– Klare Richtlinien für Remote Work festlegen
– Geeignete Technologien und Tools bereitstellen
– Regelmäßige Kommunikation und Feedback ermöglichen
– Sicherheitsmaßnahmen für den Datenschutz implementieren
– Leistungsorientierte Beurteilung der Mitarbeiter fördern

Insgesamt bietet Remote Work Klein- und Mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, flexibler, effizienter und agiler zu arbeiten, wenn klare Richtlinien und unterstützende Maßnahmen vorhanden sind. Es gibt aber auch eine Risiken, auf die uns unser Mitgliedsunternehmen Provinzial in Wersten aufmerksam macht:

1.) Einsamkeit und Überlastung: Neben der gewonnenen Flexibilität kann das Arbeiten im Homeoffice auch belasten. Oft fehlt den Angestellten das soziale Miteinander. Weil Gespräche und Meetings nur per Telefon und über Videokonferenzen erfolgen können, bleiben sie meist auf berufliche Anliegen beschränkt – für den Austausch auf persönlicher Ebene bleibt kaum mehr Raum. Andere können sich kaum noch von der Arbeit losreißen oder fühlen sich mit ihren Aufgaben allein gelassen und überfordert. Auch dies kann sich negativ auf die seelische Gesundheit auswirken. Psychische Beeinträchtigungen sind nicht zu unterschätzen. Mittlerweile sind sie weitaus häufiger der Auslöser für eine anhaltende Berufsunfähigkeit als körperliche Beschwerden.

2.) Schäden an der Arbeitsausrüstung: Das berufliche Leben hat sich weitestgehend von den Büros in die Wohnungen verlagert. In den eigenen vier Wänden, in denen auch der Familienalltag mit Kindern stattfindet, kann aber schon eine kleine Unaufmerksamkeit ausreichen, dass die Arbeitsausrüstung Schaden nimmt: Das Firmenhandy fällt aus der Hand oder der Arbeitslaptop wird vom Küchentisch gestoßen. Doch wer muss für diesen Schaden aufkommen? Die gute Nachricht: In den meisten Fällen haftet, wie im Büro, der Arbeitgeber und muss für den entstandenen Schaden aufkommen.

3.) Cyberkriminalität: Das Arbeiten von Zuhause bietet zugleich eine breite Angriffsfläche für Cyberkriminelle. Insbesondere dort, wo die Grenzen zwischen beruflicher und privater Nutzung verschwimmen. Wenn sich Mitarbeiter beispielsweise von ihrem privaten Gerät ins Firmennetzwerk einwählen, sind die Sicherheitslücken meist größer. Auch Updates müssen im Homeoffice oft in Eigenverantwortung installiert werden. Falls nun auch noch private Mails geöffnet und bearbeitet werden, haben Cyberkriminelle leichtes Spiel.

Nachfolgend von unserer Redaktion eingefangene Stimmen von Mitarbeitenden unserer Betriebe:

1. Anna: „Remote Work hat unser Unternehmen verändert. Dank der Flexibilität können wir Mitarbeiter aus der ganzen Welt einstellen und so von einem breiteren Talentpool profitieren.“

2. David: „Ich war anfangs skeptisch, aber Remote Work hat meine Produktivität tatsächlich gesteigert. Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, hat es mir ermöglicht, mich besser auf meine Aufgaben zu konzentrieren.“

3. Lena: „Remote Work hat meine Work-Life-Balance erheblich verbessert. Früher habe ich Stunden im Verkehr verbracht, aber jetzt kann ich meine Zeit viel effizienter nutzen und habe mehr Zeit für meine Familie.“

4. Max: „Remote Work ist großartig, aber es gibt definitiv Herausforderungen. Die Kommunikation kann manchmal schwierig sein und es erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation, um effektiv zu sein.“

5. Sophie: „Remote Work hat unsere Teamkultur verändert. Es ist schwieriger, ein Gefühl der Verbundenheit aufrechtzuerhalten, aber wir haben kreative Lösungen gefunden, um weiterhin zusammenzuarbeiten und uns gegenseitig zu unterstützen.“

Text: Christoph Sochart